Términos y Condiciones de Andén

1. Partes y aceptación

Estos Términos y Condiciones («Términos») regulan el uso de la plataforma Andén (aplicación web, aplicaciones móviles y API) y del sitio anden.busticco.com. Andén es operada por:

Cómo se aceptan. El Cliente acepta estos Términos (a) al marcar la casilla de aceptación en el pago en línea del Plan en anden.busticco.com, caso en el cual la Orden de Servicio es el resumen de la orden (Plan, número de Unidades, nombre del Conjunto y correo) que Andén confirma por correo una vez aprobado el pago; (b) mediante la Orden de Servicio que Andén envía al correo de la Administración al hacer el alta del Conjunto y que la Administración devuelve aceptada desde ese mismo correo; o (c) aceptándolos dentro de la Plataforma. Las partes acuerdan que el correo electrónico registrado de la Administración y la aceptación dentro de la Plataforma constituyen firma electrónica en los términos del artículo 2.2.2.47.7 del Decreto 1074 de 2015 y de la Ley 527 de 1999. Los Usuarios aceptan estos Términos al crear su cuenta con el código de invitación de su Unidad o al usarla por primera vez. Andén conserva, para cada Conjunto y cada Usuario, la fecha de aceptación, la cuenta o correo desde el que se hizo y la versión de los Términos vigente en ese momento, y la entrega a solicitud.

Quién puede obligar al Conjunto. Si actúas en nombre de un conjunto residencial, declaras que eres su administrador (representante legal, artículo 50 de la Ley 675 de 2001) o su suplente, que estás inscrito como tal ante la alcaldía (artículo 8), que la contratación se ajusta a las facultades que te da el reglamento de propiedad horizontal y al presupuesto aprobado por la asamblea, y que cuentas con la autorización del consejo de administración cuando el reglamento la exige (artículos 51 y 55). Andén puede pedir copia del acta de nombramiento y del certificado de existencia y representación legal antes de activar un plan pago.

El tratamiento de tus datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales, que te informamos y para la que te pedimos autorización de forma separada al crear tu cuenta o al escribirnos. Si no estás de acuerdo con estos Términos, no uses la Plataforma.

2. Definiciones

• Plataforma: el software Andén en todas sus formas (web, Android, iOS y API), sus módulos, contenidos y documentación.
• Cliente o Conjunto: la persona jurídica de propiedad horizontal (conjunto residencial, edificio o copropiedad) que contrata el servicio, representada por su administrador.
• Administración: el administrador del Conjunto, que lo representa y obliga, y las personas que este autorice con rol de administración o secretaría, que operan la Plataforma pero no obligan al Conjunto.
• Usuario: cualquier persona con una cuenta en la Plataforma: propietarios, arrendatarios, administración, secretaría y portería.
• Unidad: cada bien privado del Conjunto destinado a vivienda, oficina o local. Los parqueaderos, depósitos y otros bienes privados accesorios pueden registrarse en la Plataforma para efectos de asambleas y cartera, pero no se cuentan como Unidades para el precio ni para el límite del Plan, salvo acuerdo escrito distinto.
• Plan: conjunto de módulos, límite de Unidades y precio que el Cliente elige.
• Orden de Servicio: el documento electrónico con los datos particulares del Conjunto (Plan, número de Unidades, nombre del Conjunto, correo de facturación y de la Administración), sea el resumen de la orden pagada en línea que Andén confirma por correo o el documento que Andén envía al hacer el alta.
• Contenido del Cliente: todos los datos, documentos, fotos y comprobantes que el Cliente y sus Usuarios cargan en la Plataforma.

En caso de contradicción prevalecen, en este orden, la Orden de Servicio, estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos Personales.

3. El servicio

Andén concede al Cliente y a sus Usuarios una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar la Plataforma durante la vigencia del servicio, según el Plan contratado y estos Términos; la licencia solo termina en los casos previstos en la cláusula 15. La Plataforma ofrece, según el Plan: autorización de visitas con códigos QR de un solo uso, registro de accesos y paquetes en portería, trámites y permisos con aprobación de la administración, reservas de zonas comunes, PQR con seguimiento, comunicados, banco de documentos, estado de cuenta y cartera con reporte de pagos, asambleas con asistencia, quórum, votaciones y borrador de acta, notificaciones y un asistente con inteligencia artificial.

Andén es una herramienta de apoyo a la gestión del Conjunto. No sustituye a la administración, al consejo de administración, al revisor fiscal, a la asamblea ni al comité de convivencia, y no presta servicios de vigilancia, contabilidad, asesoría jurídica ni intermediación financiera. La aprobación de un trámite en la Plataforma es un paso del flujo interno del Conjunto: no reemplaza las autorizaciones que la Ley 675 de 2001 o el reglamento reservan a la asamblea o al consejo de administración (por ejemplo, obras que afecten la fachada, la estructura o los bienes comunes, cambios de destinación o sanciones). Los certificados y paz y salvos que se generen desde la Plataforma solo tienen valor cuando los expide y firma el administrador como representante legal del Conjunto.

4. Cuentas y acceso

• Registro del Conjunto. El alta de un Conjunto la hace el equipo de Andén con la información que entrega la Administración (nombre, NIT, dirección, correo de la Administración y número de Unidades). El Cliente responde por la veracidad de esa información.
• Invitaciones. Cada Unidad recibe un código de invitación generado por la Plataforma. Con él se registran el propietario y, si aplica, el arrendatario. El Cliente y la Administración son responsables de entregar cada código solo a las personas con derecho a esa Unidad y de regenerarlo si se compromete.
• Roles. La Administración crea las cuentas de portería y de su equipo y define quién tiene cada rol. Los permisos de cada rol están descritos en la Plataforma; lo que un rol no puede hacer no aparece en su pantalla.
• Cambio de administrador. La cuenta de administración pertenece al Conjunto, no a la persona que la usa. Cuando cambie el administrador, el nuevo representante legal acredita su designación (acta de la asamblea o del consejo y certificación de existencia y representación legal, artículo 8 de la Ley 675 de 2001) y Andén transfiere el acceso de administración y revoca el del saliente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Desde su remoción, el administrador saliente no puede pedir la entrega de la información del Conjunto, ni modificarla o borrarla. Andén conserva el registro de quién realizó cada acción de administración.
• Credenciales. Cada Usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de lo que se haga con su cuenta. Debe avisar de inmediato a la Administración o a Andén ante cualquier uso no autorizado.
• Mayoría de edad. Solo pueden tener cuenta personas mayores de dieciocho (18) años.
• Veracidad. Los Usuarios deben entregar información veraz y mantenerla actualizada, en especial su vínculo con la Unidad, porque de él dependen derechos como el voto en asamblea.

5. Uso permitido

Al usar la Plataforma te comprometes a:

• Usarla solo para la gestión del Conjunto al que perteneces y conforme a la ley, al reglamento de propiedad horizontal y al manual de convivencia.
• No cargar datos personales de terceros sin tener base legal para ello. Quien autoriza una visita debe avisar al visitante de que su ingreso queda registrado.
• No cargar contenido ilegal, difamatorio, que infrinja derechos de terceros o que contenga datos sensibles innecesarios (fotos de documentos de identidad, datos de salud, entre otros).
• No publicar en comunicados generales listas de deudores ni de infractores. La relación de propietarios en mora solo puede incluirse en la convocatoria dirigida a los propietarios y publicarse como lo permite el artículo 30 de la Ley 675 de 2001; la lista de infractores, solo tras una sanción impuesta con el debido proceso (artículos 59 y 60). La Administración debe restringir la audiencia de esos comunicados a los propietarios.
• No intentar acceder a datos de otro Conjunto ni a cuentas ajenas, no eludir controles de seguridad, no realizar ingeniería inversa, no sobrecargar el servicio ni usarlo para enviar comunicaciones no solicitadas.
• No usar la Plataforma para acosar a residentes ni para cobrar de manera contraria a la ley.

La Administración puede desactivar cuentas de su Conjunto conforme a su reglamento. Andén solo suspenderá directamente una cuenta o un Conjunto por razones de seguridad de la Plataforma o de los datos, o por uso ilícito, avisando a la Administración y al Usuario afectado el mismo día, salvo que el aviso comprometa la investigación; el afectado puede pedir la revisión a [email protected] y Andén responde en cinco (5) días hábiles. La suspensión no impide al Usuario ejercer sus derechos sobre sus datos personales.

6. Planes, precios y facturación

Los planes públicos tienen un precio por Unidad al mes, en pesos colombianos, que se paga por anualidades anticipadas, según la información publicada en anden.busticco.com al momento de contratar:

• Cómo se calcula. El valor anual del Cliente es el número de Unidades declaradas al contratar multiplicado por el precio del Plan y por doce (12) meses. No se cobra por usuario, rol ni dispositivo. Si durante el año el Conjunto registra más Unidades de las pagadas, Andén se lo avisa y el Cliente tiene treinta (30) días para pagar la diferencia proporcional por los meses restantes o ajustar Unidades; mientras tanto el servicio no se interrumpe.
• Precio total. Los servicios de Andén se prestan como computación en la nube, excluidos del IVA (numeral 21 del artículo 476 del Estatuto Tributario). Los precios publicados son el valor total que paga el Cliente. Si una reforma legal grava el servicio, Andén lo informará con el aviso previsto en esta cláusula y el impuesto se discriminará en la factura.
• Pago y facturación. El Plan se paga por adelantado por un (1) año, en línea, a través de la pasarela Wompi (Wompi S.A.S., vigilada en Colombia) desde anden.busticco.com o con el enlace de pago que Andén envíe a la Administración, con los medios que Wompi ofrezca (PSE, tarjetas, Nequi y otros). Los datos de tarjetas o cuentas los recibe únicamente Wompi en su página de pago; Andén no los ve ni los guarda. Aprobado el pago, Andén activa el Plan, confirma la Orden de Servicio por correo y emite la factura electrónica al correo de facturación. La vigencia es de un (1) año desde la activación. La renovación no es automática: Andén se obliga a avisar a la Administración treinta (30) y siete (7) días antes del vencimiento, y el Cliente renueva pagando de nuevo en línea. Desde la versión 1.5 de estos Términos la Plataforma envía ese aviso automáticamente a la Administración treinta (30) y siete (7) días antes del vencimiento, el día en que vence y el día en que el Conjunto pasa al Plan Gratis; el aviso llega a los usuarios con rol de administrador del Conjunto, que son quienes deciden la renovación. El equipo de Andén sigue avisando además al correo de la Administración registrado en la Orden de Servicio. La Plataforma calcula también la fecha de vencimiento y los días que faltan y los pone a disposición de la Administración, que puede consultarlos cuando quiera o pedirlos a [email protected]. La obligación de avisar es de Andén, cualquiera que sea el medio por el que la preste. Sin renovación no se generan cobros, intereses ni penalidades. En planes a la medida puede acordarse por escrito otra periodicidad o el pago por transferencia.
• Cambios de Plan. El cambio a un Plan superior aplica desde que Andén lo activa y se cobra la diferencia proporcional por los meses restantes de la anualidad; el cambio a un Plan inferior aplica desde la siguiente renovación. Al bajar de Plan, los módulos que salen dejan de verse, pero sus registros (por ejemplo, cartera o asambleas) se conservan, se entregan a solicitud en los términos de la cláusula 15 y vuelven a verse si el Cliente retoma el Plan. Si el Conjunto supera el límite de Unidades de su Plan, Andén se lo avisa y el Cliente tiene treinta (30) días para pasar al Plan siguiente (pagando la diferencia proporcional) o ajustar Unidades; mientras tanto el servicio no se interrumpe.
• Cambios de precio. Andén puede modificar los precios de los planes públicos avisando a la Administración por correo y en la Plataforma con al menos sesenta (60) días de anticipación y no más de una vez por año calendario. El nuevo precio aplica solo si el Cliente lo acepta por correo o en la Plataforma antes de la fecha de entrada en vigencia, y nunca dentro de una anualidad ya pagada. Si no lo acepta, puede terminar el servicio sin penalidad hasta esa fecha; si no se pronuncia, el servicio continúa al precio anterior hasta el fin del periodo de facturación siguiente, después del cual Andén puede terminarlo con el aviso de la cláusula 15.
• Plan Gratis. No tiene costo. Andén puede modificar sus condiciones con el mismo aviso de sesenta (60) días.
• Retracto y reversión. El Cliente puede retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al pago en línea (artículo 47 de la Ley 1480 de 2011) escribiendo a [email protected]; Andén devuelve lo pagado, descontando solo los días de servicio ya usados, por el mismo medio de pago dentro de los treinta (30) días siguientes. Además, cuando el pago se hizo con tarjeta o por PSE, el Cliente puede pedir la reversión del pago a su banco en los casos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 (fraude, operación no solicitada o servicio no prestado), avisando a Andén en los cinco (5) días hábiles siguientes.
• El módulo que no está en el Plan no aparece en la Plataforma.

7. Cartera y pagos entre residentes y el Conjunto

• Andén no procesa pagos. No recibe, retiene ni transfiere dinero de residentes ni del Conjunto, no es pasarela de pagos ni intermediario financiero y no cobra comisión sobre las cuotas.
• Los residentes pagan sus cuotas por los canales del Conjunto (transferencia, Nequi, Daviplata, PSE, efectivo u otros) y reportan el pago en la Plataforma con el medio usado y un comprobante. El cargo queda «por verificar» hasta que la Administración lo confirma o lo rechaza con una nota. Solo la confirmación de la Administración cambia el estado de cuenta.
• Estado de cuenta informativo. El estado de cuenta, los cargos, los saldos y los recordatorios reflejan la información que la Administración registra. Los intereses de mora se liquidan por la Administración conforme al artículo 30 de la Ley 675 de 2001 y al reglamento; el saldo que muestra la Plataforma incluye intereses solo si la Administración los registra como cargos. El estado de cuenta de la Plataforma no es el certificado del administrador que sirve de título ejecutivo (artículo 48) ni el paz y salvo (artículo 51, numeral 13), que solo expide el representante legal del Conjunto. Andén no verifica la existencia ni el monto de las obligaciones.
• Recordatorios de cartera. Son comunicaciones del Conjunto a los residentes de cada Unidad, entregadas dentro de la aplicación (la notificación push, cuando exista, no muestra saldos). Se envían únicamente de lunes a viernes entre las 7:00 y las 19:00 y los sábados entre las 8:00 y las 15:00, hora de Colombia, nunca en domingos ni festivos, con un máximo de un recordatorio cada siete (7) días por Unidad y no más de uno al día, en tono respetuoso y sin amenazas, en línea con la Ley 2300 de 2023. Al registrarse, el residente acepta la notificación dentro de la aplicación como canal para estos avisos y puede pedir a la Administración que use otro. La Administración puede desactivarlos y, si además envía recordatorios por otros medios, debe respetar en conjunto los mismos límites de frecuencia.
• Contenido del recordatorio. El texto, lo redacte una plantilla o la inteligencia artificial a partir del saldo y los días de mora registrados por la Administración, se limita a informar el saldo, los días de mora y la invitación a reportar el pago o a acordar alternativas con la Administración. No anuncia multas, restricciones de uso de bienes comunes, reportes a centrales de riesgo ni acciones judiciales, no consulta el motivo del incumplimiento y no impone ni comunica sanciones, que solo pueden decidir la asamblea o el consejo de administración conforme a los artículos 59 y 60 de la Ley 675 de 2001.
• Destinatarios. Los recordatorios se entregan a las cuentas registradas en la Unidad. El arrendatario responde solidariamente solo de las expensas comunes ordinarias (artículo 29 de la Ley 675 de 2001); la Administración debe activar los recordatorios automáticos únicamente para ese tipo de cargos y comunicarse directamente con el propietario por los demás.
• La decisión de iniciar cualquier cobro prejurídico o jurídico es exclusiva del Conjunto. Los acuerdos de pago solo los aprueba la Administración en nombre del Conjunto.
• El reporte de pago de arriendo entre arrendatario y propietario de una misma Unidad es un registro entre particulares que la Plataforma facilita; Andén no es parte de ese contrato ni garantiza el pago.
• Andén no reporta información a centrales de riesgo ni a operadores de información financiera.

8. Funciones con inteligencia artificial

La Plataforma tiene cinco funciones de inteligencia artificial, identificadas como tales en la interfaz. Tres usan modelos de lenguaje de proveedores externos: el asistente del conjunto, la redacción de recordatorios de cartera y el borrador de acta de asamblea. Las otras dos —el tramitador y la sugerencia de categoría y urgencia de una PQR— funcionan con reglas locales de la Plataforma (listas de palabras clave) y no envían el texto a ningún proveedor externo. Al usarlas aceptas lo siguiente:

• Son apoyo, no decisión. Los resultados son sugerencias o borradores que una persona revisa antes de usarlos, salvo el recordatorio automático de cartera, que se envía con las reglas de la cláusula 7 y bajo la configuración de la Administración. Ninguna función de IA aprueba trámites, confirma pagos, sanciona ni firma actas.
• Pueden contener errores. Las respuestas del asistente se basan únicamente en los fragmentos de documentos del Conjunto que estén indexados y pueden ser incompletas o inexactas. No constituyen asesoría jurídica, contable, financiera ni de otra naturaleza.
• Alcance del asistente. Desde la versión 1.4 de estos Términos la Plataforma sí indexa los documentos en PDF que carga la Administración en el banco de documentos: extrae su texto, lo divide en fragmentos y los deja consultables por el asistente, respetando siempre la audiencia con la que se publicó cada documento. La indexación ocurre dentro de la infraestructura de Andén: para indexar un documento no se envía a ningún proveedor externo. Cuando un Usuario pregunta, al proveedor de inteligencia artificial solo viajan su pregunta y los fragmentos que la búsqueda haya recuperado (cláusula 11 y sección 7 de la Política). Tres precisiones: un PDF escaneado sin texto seleccionable no se puede indexar y la Plataforma se lo informa a la Administración; los archivos que no sean PDF no se indexan; y los fragmentos cuyo texto parezca una instrucción dirigida al modelo se excluyen de las respuestas. Si el asistente no encuentra fragmentos relacionados con la pregunta, responde que no lo encontró en vez de suponerlo.
• El Cliente responde por lo que firma. El acta, el recordatorio o la respuesta que la Administración adopte son actos del Conjunto, que debe verificarlos antes de usarlos.
• Datos enviados a proveedores. En las tres funciones que usan modelo de lenguaje, el texto que escribes y los fragmentos de documentos necesarios se envían a los proveedores indicados en la sección 8 de la Política de Tratamiento de Datos, lo que implica una transmisión internacional de datos (sección 9 de la Política). El tramitador y la sugerencia de categoría y urgencia de PQR no envían nada fuera de la Plataforma. No debes ingresar en estas funciones datos sensibles ni información innecesaria.
• Control. El asistente y el tramitador se usan solo cuando el Usuario les escribe. La Administración puede desactivar los recordatorios automáticos.
• Cambios de proveedor. Andén puede cambiar el proveedor o el modelo de IA. Lo informará al Cliente con al menos quince (15) días de anticipación y actualizará la sección 8 de la Política antes del cambio; el Cliente podrá objetarlo y terminar el servicio sin penalidad. Si el nuevo proveedor opera en un país que no figura en la lista de nivel adecuado de la Superintendencia de Industria y Comercio, Andén pedirá una nueva autorización a los Usuarios antes de enviarle datos.

9. Asambleas, votaciones y portería

• Herramienta de apoyo. Los módulos de asambleas, votaciones, poderes, quórum y acta ayudan a organizar y documentar las reuniones. La validez de la convocatoria, del quórum, de las decisiones y del acta depende de que el Conjunto cumpla la Ley 675 de 2001, su reglamento y las normas sobre reuniones no presenciales. Es responsabilidad de la Administración y del presidente y secretario de la asamblea.
• Voto por Unidad y coeficiente. La Plataforma registra un (1) voto por Unidad, con fecha y hora, y calcula el quórum sumando los coeficientes de copropiedad que la Administración carga desde el reglamento. El resultado de cada votación se muestra por número de Unidades; la Administración debe aplicar sobre él las mayorías por coeficiente que exige la Ley 675 de 2001 (artículos 37, 45 y 46: el voto de cada propietario equivale a su coeficiente) y solo puede dar por aprobada una decisión cuando se cumplan. Un conteo por Unidades solo coincide con la mayoría legal cuando todos los coeficientes son iguales. La Administración es responsable de mantener actualizados los coeficientes, de indicar si la reunión es de primera o de segunda convocatoria (artículo 41) y de señalar qué decisiones exigen mayoría calificada del setenta por ciento (70 %).
• Calidad de propietario y poderes. El vínculo con la Unidad que un Usuario declara al registrarse no es verificado por Andén. Antes de cada asamblea la Administración debe contrastarlo con el libro de registro de propietarios y residentes (artículo 51, numeral 2) y con los títulos que exija el reglamento. Votan los propietarios o sus representantes o delegados (artículo 37); un arrendatario o un tercero solo vota como apoderado de un propietario, con el poder que la Administración registra en la Plataforma y conserva como soporte del acta. Cuando una Unidad pertenece a varias personas, el reglamento define quién la representa.
• Reuniones virtuales, mixtas y votaciones a distancia. Si el Conjunto usa la Plataforma para deliberar o votar sin presencia física, debe cumplir los artículos 42 a 44 de la Ley 675 de 2001 y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015: convocatoria con orden del día, verificación de la identidad y de la calidad de cada participante, constancia del representante legal sobre la continuidad del quórum, fe del revisor fiscal cuando la ley lo exige, y acta suscrita por el representante legal y comunicada a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes. Las decisiones que exigen mayoría calificada del 70 % (artículo 46) no pueden tomarse en reuniones no presenciales. La Plataforma conserva, por cada voto, la Unidad, el usuario que lo emitió o la constancia de que lo registró la Administración cuando captura un voto presencial, la fecha y la hora. Andén entrega ese registro a la Administración como soporte del acta, en formato de uso común (CSV o JSON), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud escrita a [email protected]; hoy esa copia la prepara el equipo de Andén y no se descarga desde la Plataforma. El registro no reemplaza la grabación ni los demás medios de prueba que el Conjunto decida conservar. Las encuestas y votaciones fuera de una reunión convocada no son decisiones de asamblea, salvo que el Conjunto cumpla el procedimiento de decisión por comunicación escrita del artículo 43.
• Convocatorias y notificaciones. Los comunicados y notificaciones de la Plataforma son mensajes de datos (Ley 527 de 1999). Sirven como convocatoria a asamblea o como notificación de requerimientos y sanciones solo si el reglamento o el propietario admiten ese canal como dirección registrada y si el contenido cumple los artículos 39 y 41 de la Ley 675 de 2001 (antelación, orden del día, relación de deudores y advertencia de segunda convocatoria). La Administración es responsable de verificarlo y de conservar la constancia de envío que registra la Plataforma; cuando el reglamento exija otro medio, debe usarlo además.
• Acta. El borrador de acta que genera la Plataforma, con o sin IA, toma la lista de asistentes, los poderes, los coeficientes y los votos del registro de la propia reunión, y la narración de la transcripción que pega la Administración. La Administración debe verificar que contenga lo que exige el artículo 47 de la Ley 675 de 2001 (clase de reunión, forma de convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su Unidad y coeficiente, y los votos emitidos en cada decisión). Solo es acta cuando la firman el presidente y el secretario de la asamblea (o el representante legal en reuniones no presenciales) y se pone a disposición de los propietarios dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes (diez (10) días en reuniones no presenciales). Si la Administración usa el borrador con IA, debe informar a los asistentes en la convocatoria o al inicio de la reunión que la transcripción se procesará con un proveedor de inteligencia artificial ubicado fuera de Colombia, y retirar de ella los datos sensibles y los que no sean necesarios antes de pegarla.
• Portería. Los códigos QR, la bitácora y el registro de paquetes apoyan el procedimiento de seguridad del Conjunto, pero no lo reemplazan. El Conjunto decide sus reglas de ingreso, las incluye en su reglamento o manual de convivencia y responde por su aplicación. Andén no garantiza que ninguna persona no autorizada ingrese al Conjunto.
• Registros. Los registros de portería, PQR y pagos no se pueden borrar desde la aplicación. Los registros de asistencia, poderes y votos de cada asamblea se conservan mientras dure el servicio como soporte del libro de actas y de eventuales impugnaciones; todos se entregan al Cliente al terminar el servicio.

10. Disponibilidad, soporte y garantía

• Andén hace esfuerzos razonables por mantener la Plataforma disponible de forma continua y avisa con anticipación los mantenimientos programados cuando es posible. Los planes públicos no incluyen un acuerdo de nivel de servicio adicional a la garantía de esta cláusula; puede pactarse en un plan a la medida.
• Garantía. Si por causas atribuibles a Andén la Plataforma no está disponible durante más de veinticuatro (24) horas continuas, o durante más del tres por ciento (3 %) del tiempo de un mes calendario, el Cliente de un plan pago puede pedir que se descuente de la siguiente factura la parte proporcional del precio mensual por el tiempo no disponible o, si la indisponibilidad supera cinco (5) días en un mismo mes, terminar el servicio y recibir la devolución de lo pagado por el periodo no ejecutado. Lo anterior no sustituye la garantía legal (artículo 11 de la Ley 1480 de 2011) ni el derecho a la entrega de la información de la cláusula 15.
• Copias de seguridad. Andén hace copias de seguridad diarias y verificadas de la base de datos y de los archivos, las conserva catorce (14) días y guarda una copia fuera del servidor; ante una pérdida de datos restaura la última copia válida.
• La portería puede seguir validando códigos y registrando ingresos y paquetes sin conexión a internet; los registros se sincronizan al recuperar la conexión.
• La Plataforma está en etapa de piloto: puede recibir cambios frecuentes. La publicación en tiendas de aplicaciones y las notificaciones en iOS y web están en preparación; Andén avisará a la Administración cuando estén disponibles.
• Soporte y reclamaciones. contacto@busticco.com, en días hábiles en Colombia. Las reclamaciones se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, con las pruebas en que se basa la respuesta.

11. Datos personales y acuerdo de encargo

La Política de Tratamiento de Datos Personales describe cómo Andén trata los datos. Además, entre el Cliente y Andén rige este acuerdo de encargo del tratamiento (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, que compilan los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013):

• Roles. El Cliente es el responsable de los datos personales de sus residentes, visitantes y personal que carga en la Plataforma, y declara que cuenta con la autorización o la base legal para tratarlos y para transmitirlos a Andén y a sus proveedores, incluidos los ubicados fuera de Colombia.
• Alcance del encargo. Andén aloja, almacena, procesa, muestra, respalda, envía notificaciones y aplica las funciones de inteligencia artificial descritas en la Política sobre los datos que el Cliente y sus Usuarios cargan, únicamente para prestar el servicio y según las instrucciones del Cliente, sin usarlos para fines propios.
• Obligaciones de Andén como encargado. Aplicar la política de tratamiento del Cliente y tratar los datos conforme a la finalidad autorizada por los titulares; mantenerlos confidenciales y aplicar las medidas de seguridad de la Política; permitir el acceso a los datos únicamente a personas autorizadas; usar solo los subencargados listados en la sección 8 de la Política; actualizar, rectificar o suprimir los datos que el Cliente le indique dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; registrar la leyenda «reclamo en trámite» cuando el Cliente o el titular lo comuniquen y abstenerse de circular la información en discusión; asistir al Cliente en la atención de consultas y reclamos de los titulares; conservar y entregar al Cliente, a solicitud y al terminar el servicio, la prueba de las autorizaciones que la Plataforma capture a sus residentes; informar a la Administración cualquier incidente de seguridad que afecte datos del Conjunto sin dilación indebida y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, con la información disponible y las medidas adoptadas, y cooperar con la notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio; avisar a la Administración antes de entregar datos del Conjunto a una autoridad, salvo prohibición legal; cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio; y, al terminar el servicio, entregar la información conforme a la cláusula 15, suprimirla dentro de los plazos allí previstos, salvo obligación legal de conservación, y certificarlo por escrito.
• Subencargados. El Cliente autoriza a Andén a usar los proveedores listados en la Política. Antes de incorporar uno nuevo o de cambiar el proveedor o el modelo de inteligencia artificial, Andén avisará a la Administración por correo con al menos quince (15) días de anticipación; si el Cliente objeta por escrito por razones fundadas de protección de datos y no hay alternativa razonable, podrá terminar el servicio sin penalidad.
• Obligaciones del Cliente. Informar a sus residentes sobre el uso de la Plataforma e incluir ese tratamiento en su política de tratamiento de datos y en su aviso de privacidad (y, si lo tiene, en su manual de convivencia), sin que sea necesario reformar el reglamento de propiedad horizontal; publicar en la portería y en sus canales un aviso de privacidad que informe a residentes, visitantes y personal que sus datos se registran en la Plataforma, la finalidad, sus derechos y el canal para ejercerlos (Andén entrega un modelo que el Cliente puede adaptar); y regular el control de acceso en su reglamento o manual de convivencia.
• Información sobre seguridad. El Cliente puede pedir a Andén, una vez al año, un resumen de las medidas de seguridad aplicadas y de las pruebas realizadas.

12. Propiedad intelectual

• La Plataforma, su código, diseño, marca «Andén», logotipo y documentación son de Andén o de sus licenciantes. Estos Términos no transfieren ningún derecho sobre ellos.
• El Contenido del Cliente es y sigue siendo del Cliente y de sus Usuarios. El Cliente concede a Andén una licencia limitada para alojarlo, procesarlo y mostrarlo con el fin de prestar el servicio, y para generar estadísticas agregadas y anonimizadas que no identifican a ningún Conjunto ni persona, con el fin de mejorar la Plataforma.
• Andén defenderá al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que la Plataforma, usada conforme a estos Términos, infringe derechos de propiedad intelectual en Colombia, y asumirá las condenas resultantes; el Cliente defenderá a Andén frente a reclamaciones derivadas del Contenido del Cliente. La parte defendida avisará sin demora y cooperará.
• Las sugerencias que el Cliente o los Usuarios hagan sobre la Plataforma pueden ser usadas por Andén para mejorarla, sin obligación de compensación.

13. Confidencialidad

Cada parte mantendrá la confidencialidad de la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del servicio y la usará solo para cumplir estos Términos. La obligación dura mientras esté vigente el servicio y cinco (5) años más; respecto de datos personales, de forma indefinida. Cada parte puede compartir la información con sus empleados, asesores y proveedores que necesiten conocerla, bajo obligaciones de confidencialidad equivalentes. No aplica a información que sea pública, que la parte ya conociera legítimamente o que deba revelarse por orden de autoridad, caso en el cual se avisará a la otra parte cuando sea legalmente posible. Al terminar, cada parte devolverá o destruirá la información confidencial de la otra, salvo lo que deba conservar por ley y lo previsto en la cláusula 15 para el Contenido del Cliente.

14. Garantías y límites de responsabilidad

• Andén presta la Plataforma con la diligencia de un proveedor profesional de software y responde por los perjuicios directos y previsibles que cause por su incumplimiento (artículos 1604 y 1616 del Código Civil).
• Andén no responde por decisiones que el Cliente o sus Usuarios tomen con base en la información de la Plataforma o en resultados de las funciones de IA sin la verificación que estos Términos exigen; por el contenido que cargan los Usuarios; por el incumplimiento del reglamento o de la ley por parte del Conjunto; ni por incidentes de seguridad física en el Conjunto.
• Andén no responde por fallas del acceso a internet, del suministro de energía o de los dispositivos del Conjunto o de los Usuarios, ni por hechos de fuerza mayor o caso fortuito. Andén sí responde, en los términos de esta cláusula, por los proveedores de infraestructura y servicios que contrata para operar la Plataforma (los listados en la Política de Tratamiento de Datos Personales), sin perjuicio de su derecho a repetir contra ellos.
• Salvo en los casos de dolo o culpa grave, de incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad (cláusula 13) o de encargo del tratamiento (cláusula 11), o cuando la ley no permita limitarla, la responsabilidad total de Andén frente al Cliente por hechos ocurridos en un mismo año calendario no superará la mayor de estas sumas: (a) lo pagado por el Cliente a Andén en los doce (12) meses anteriores al hecho, o (b) cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En la medida en que la ley lo permita, Andén no responde por lucro cesante ni por perjuicios indirectos.
• Andén aplica a todos los Clientes de planes públicos, y a todos los Usuarios, las protecciones del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), sean o no consumidores en los términos de esa ley. Nada en estos Términos limita los derechos irrenunciables de consumidores y Usuarios ni los de los titulares de datos (Ley 1581 de 2012). Los planes a la medida pueden pactar reglas distintas entre empresarios cuando la ley lo permita.

15. Suspensión y terminación

• Por el Cliente. Puede terminar el servicio en cualquier momento avisando a Andén por correo, sin penalidad, con efecto al final de la anualidad pagada. No hay devolución de los meses no usados, salvo en los casos de retracto (cláusula 6), garantía (cláusula 10) y cambio de precio, de proveedor de IA o de Términos no aceptado (cláusulas 6, 8, 11 y 16), en los que Andén devuelve la parte proporcional.
• Por Andén sin causa. Con aviso de noventa (90) días a la Administración.
• Vencimiento sin renovación. Si la anualidad vence sin renovarse pese a los avisos de la cláusula 6, el Conjunto conserva durante quince (15) días el acceso a los módulos de su Plan pago para consultar toda su información y pedir su entrega conforme a esta cláusula. Vencidos esos quince (15) días, el Conjunto pasa al Plan Gratis conservando sus datos, que vuelven a verse completos si renueva; la portería sigue validando los códigos vigentes y los módulos del Plan Gratis siguen operando. Desde la versión 1.5 de estos Términos la Plataforma aplica por sí sola el paso al Plan Gratis una vez cumplidos los quince (15) días, y lo hace con dos garantías que puedes exigir: durante esos quince (15) días no restringe absolutamente nada —ni siquiera para registrar cambios—, y no aplica ninguna limitación si el aviso de vencimiento no llegó a la Administración, de manera que ninguna limitación opera antes de que el Cliente la conozca. La falta de renovación no genera intereses ni penalidades.
• Incumplimiento grave. Se considera grave: usar la Plataforma para fines ilícitos o contrarios a la cláusula 5, intentar acceder a datos de otro Conjunto, o cargar contenido que ponga en riesgo la seguridad de la Plataforma. Ante un incumplimiento grave o un riesgo para la seguridad de los datos, Andén puede suspender de inmediato el acceso, avisando el mismo día, y terminar el servicio si el incumplimiento no se corrige en diez (10) días.
• Entrega de la información. Andén se obliga a entregar a la Administración una copia completa del Contenido del Cliente: tablas en CSV o JSON (unidades, usuarios, visitas, bitácora de portería, paquetes, trámites, PQR, reservas, cargos, pagos y comprobantes, asambleas, votos y actas) y los archivos originales (fotos y PDF) con un índice. La entrega procede de oficio al terminar el servicio por cualquier causa, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación, y en cualquier momento durante la vigencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud escrita a [email protected]. Desde la versión 1.6 de estos Términos la Administración puede pedir y descargar esa copia desde la propia Plataforma, cuando quiera y sin costo: un archivo ZIP con las tablas en CSV, los archivos originales y un índice que dice a qué registro corresponde cada archivo. Si algún archivo no pudiera incluirse, el índice lo nombra con el motivo. El equipo de Andén sigue preparándola y entregándola cuando el servicio termina, sin que la Administración deba pedirla, y también atiende por correo cualquier solicitud dentro del mismo plazo. El derecho del Cliente y el contenido, el formato y los plazos de la entrega no dependen de que esa función exista en la Plataforma. La copia entregada queda disponible para descarga durante sesenta (60) días desde la terminación; Andén avisa por correo quince (15) días antes de suprimir. Vencido ese plazo, Andén suprime los datos del Conjunto dentro de los treinta (30) días siguientes, salvo obligación legal de conservación, y lo certifica por escrito. La conservación posterior, incluida la que la Ley 675 de 2001 exige al administrador, es responsabilidad del Conjunto.
• Cuentas de Usuario. Un Usuario puede pedir la desactivación de su cuenta y la supresión de sus datos a la Administración o a Andén ([email protected]); mientras la Plataforma no tenga esa opción, Andén la tramita manualmente en los plazos de la Política. No se suprimen los registros que el Conjunto deba conservar por ley (bitácora de portería, asambleas, cartera), de los que se retiran los datos de contacto del Usuario cuando es posible.
• Fuerza mayor. Ninguna parte responde por hechos imprevisibles e irresistibles ajenos a su control. Andén restaurará el servicio desde su última copia de seguridad válida; si la fuerza mayor supera treinta (30) días, cualquiera de las partes puede terminar sin penalidad.
• Cesión. Andén puede ceder este contrato a una sociedad que la suceda en la operación de la Plataforma y asuma por escrito todas sus obligaciones, incluido el acuerdo de encargo, avisando a la Administración con treinta (30) días de anticipación; si el Cliente no acepta al cesionario, puede terminar sin penalidad antes de que la cesión surta efecto. El Cliente no puede ceder el contrato sin autorización escrita de Andén, salvo al nuevo administrador o representante legal del mismo Conjunto, caso en el cual solo debe informarlo.
• Las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir (confidencialidad, propiedad intelectual, responsabilidad, ley aplicable) siguen vigentes después de la terminación.

16. Cambios a estos Términos

Andén puede modificar estos Términos. Los cambios se publican en este sitio y se avisan en la Plataforma o por correo a la Administración con al menos quince (15) días de anticipación. Los cambios que reduzcan derechos del Cliente o de los Usuarios o les impongan nuevas obligaciones solo aplican con su aceptación expresa; si el Cliente no los acepta, siguen rigiendo los Términos anteriores hasta el fin del periodo de facturación en curso y cualquiera de las partes puede terminar el servicio sin penalidad. Los demás cambios (aclaraciones, nuevas funciones, cambios exigidos por la ley) se entienden aceptados con el uso de la Plataforma después de su entrada en vigencia. La versión vigente siempre está disponible en anden.busticco.com/terminos.html.

La versión vigente es la 1.6, del 12 de septiembre de 2026. La 1.6 informa que la entrega de la información del Conjunto ya se puede pedir y descargar desde la Plataforma (cláusula 15), sin esperar a que el equipo de Andén la prepare. No reduce derechos, los amplía: el derecho, el contenido, el formato y los plazos siguen exactamente iguales y la entrega de oficio al terminar el servicio también; lo que cambia es que ahora hay además una vía inmediata que la Administración controla. Por eso rige desde su publicación. La 1.5 actualizó dos descripciones que dejaron de ser exactas el mismo día: el aviso de vencimiento ya lo envía la Plataforma automáticamente a la Administración (cláusula 6), y el paso al Plan Gratis ya lo aplica la Plataforma cumplidos los quince (15) días (cláusula 15). No reduce derechos, los refuerza: el aviso deja de depender de una gestión manual, durante los quince (15) días no se restringe nada —ni siquiera escribir— y ninguna limitación puede operar si el aviso no llegó, cosa que ahora la Plataforma comprueba. Por eso rige desde su publicación. La 1.4 informó, como se había comprometido la 1.2, que la indexación de los documentos del Conjunto para el asistente ya existe y actualiza la cláusula 11 y la sección 7 de la Política. No amplía el tratamiento: no añade finalidades —responder con los documentos del Conjunto ya era la finalidad declarada del asistente—, ni destinatarios, ni países, y la indexación ocurre dentro de la infraestructura de Andén sin enviar los documentos a ningún proveedor externo. Al proveedor de inteligencia artificial sigue viajando lo mismo que antes: la pregunta del Usuario y los fragmentos recuperados. Por eso rige desde su publicación. La 1.3, del 10 de septiembre de 2026, precisó cómo se cumplen hoy tres compromisos; y la 1.2, corrigió la descripción de las funciones de inteligencia artificial (dos de ellas no usan modelo de lenguaje) y precisó el alcance del asistente. La 1.3 precisa cómo se cumplen hoy tres compromisos que estaban descritos como funciones de la Plataforma: la entrega del registro de votos (cláusula 9), la entrega completa de la información del Conjunto (cláusula 15) y los avisos de vencimiento con el paso al Plan Gratis (cláusulas 6 y 15). Los tres siguen siendo obligaciones de Andén, con el mismo contenido y con plazos ciertos, pero se atienden de forma asistida por el equipo de Andén y no mediante una descarga o un aviso automáticos. No reduce derechos del Cliente ni de los Usuarios ni les impone obligaciones nuevas —añade plazos exigibles y garantiza que ninguna limitación de acceso opere sin aviso previo—, por eso rige desde su publicación.

17. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las comunicaciones electrónicas entre las partes tienen plena validez (Ley 527 de 1999). Ante cualquier diferencia, las partes intentarán un arreglo directo durante treinta (30) días desde la comunicación escrita de una a la otra, sin perjuicio de las medidas cautelares urgentes y de la conciliación extrajudicial cuando la ley la exija. Si no hay acuerdo, podrán acudir a los jueces competentes de la República de Colombia. Los consumidores pueden además presentar reclamación directa a Andén, que responde en quince (15) días hábiles, y ejercer la acción de protección al consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante el juez del lugar de la relación de consumo; los titulares de datos pueden acudir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales.

18. Contacto, notificaciones y disposiciones finales

Para preguntas sobre estos Términos, la facturación, el servicio o los datos personales, escríbenos a contacto@busticco.com. Andén recibe notificaciones en la dirección y el correo indicados en la cláusula 1; el Cliente, en el correo de la Administración registrado en la Orden de Servicio, que debe mantener actualizado. Una comunicación se entiende recibida el día hábil siguiente a su envío al correo registrado. Estos Términos, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Orden de Servicio son el acuerdo completo entre las partes. Si una cláusula resulta ineficaz, las demás subsisten.