Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es responsable de tus datos

Andén es una plataforma de administración de propiedad horizontal para conjuntos residenciales en Colombia. El responsable del tratamiento de los datos personales que describe esta política es:

En esta política, «Andén» o «nosotros» se refiere a BUSTICCO y a la plataforma Andén que opera. «Tú» es la persona cuyos datos se tratan: residente, propietario, arrendatario, miembro de la administración, portería, visitante de un conjunto o visitante de este sitio.

2. Andén y tu conjunto: dos papeles distintos

Cuando un conjunto residencial usa Andén, hay dos organizaciones que tratan datos, con obligaciones distintas:

• El conjunto (la persona jurídica de propiedad horizontal, representada por su administrador) es el responsable de los datos de sus residentes, visitantes y personal que se cargan y gestionan en la plataforma. El conjunto decide para qué los usa, en el marco de la Ley 675 de 2001 y de su reglamento de propiedad horizontal, y es quien debe informar a sus residentes y visitantes y obtener su autorización cuando la ley lo exige.
• Andén es el encargado de ese tratamiento: guarda, procesa y protege esos datos por cuenta del conjunto y siguiendo sus instrucciones, bajo las obligaciones de la Ley 1581 y del acuerdo de encargo incluido en los Términos y condiciones. Andén no usa esos datos para fines propios.
• Andén es responsable de los datos de las cuentas de usuario (correo, nombre, credenciales, registros de uso), de los datos de contacto comercial que nos envías por este sitio y de las métricas de uso agregadas y anonimizadas, que no identifican a ninguna persona, con las que medimos y mejoramos la plataforma.

Si tienes una solicitud sobre datos que administra tu conjunto (por ejemplo, corregir tu unidad o suprimir tu registro), puedes dirigirla a la administración o a nosotros: si nos llega a nosotros, la tramitamos con la administración y te informamos.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos, entre otros). Andén no los solicita.
• Titular: la persona natural cuyos datos se tratan.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un tercero que los trata como responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.

4. Principios que aplicamos

Tratamos los datos según los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica esto significa que solo tratamos los datos que la plataforma necesita para funcionar, para las finalidades de esta política, con tu autorización previa, expresa e informada, salvo en los casos en que la ley no la exige (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: por ejemplo, información requerida por una autoridad pública o judicial, o datos de naturaleza pública), y que cada conjunto solo ve los datos de su propio conjunto.

5. Qué datos tratamos

5.1 Personas que usan la plataforma

Residentes (propietarios y arrendatarios), administración, secretaría y portería de cada conjunto.

• Identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico y, si lo indicas, número de teléfono.
• Cuenta: contraseña (guardada solo como hash irreversible), rol dentro del conjunto, unidad a la que perteneces y tu tipo de vínculo con ella (propietario o arrendatario), fecha de último acceso.
• Dispositivos y sesiones: identificador del dispositivo para notificaciones push, identificador de sesión y agente de usuario del navegador o app, dirección IP en los registros técnicos.

5.2 Visitantes y personas que ingresan al conjunto

Cuando un residente autoriza una visita o la portería registra un ingreso, se tratan datos de personas que no son usuarias de la plataforma: nombre del visitante, número de documento solo si el reglamento o el procedimiento de seguridad del conjunto lo exige, tipo de visita (visita, domicilio, servicio técnico, huésped), fechas y horas de vigencia, ingreso y salida, y la unidad que autorizó. El conjunto, como responsable, fija estas reglas en su reglamento o manual de convivencia y publica en la portería un aviso de privacidad que informa al visitante de que su ingreso queda registrado en Andén y de cómo ejercer sus derechos; el residente que autoriza la visita también se lo avisa a su visitante. Andén entrega al conjunto un modelo de ese aviso.

5.3 Trámites, PQR, reservas, paquetes y comunicaciones

• Trámites y permisos: tipo, descripción, fechas y, en obras, nombre y teléfono del contratista responsable que el residente indica.
• PQR y novedades: descripción, categoría, urgencia, fotos que adjuntes, historial de gestión y comentarios.
• Paquetes y correspondencia: foto del paquete al recibirlo, unidad destinataria, persona a quien se entrega.
• Reservas de zonas comunes: zona, fecha, franja y estado.
• Comunicados y documentos del conjunto (reglamento, actas, circulares): pueden contener nombres de residentes; los carga la administración bajo su responsabilidad y define qué roles pueden verlos.
• Notificaciones dentro de la app y push: título y cuerpo del aviso. Los recordatorios de cartera se entregan únicamente dentro de la app, no por push.
• Datos de contratación del plan: cuando un conjunto contrata o renueva un plan en línea, el nombre del conjunto, el correo de contacto, el plan, el número de unidades, el valor, la referencia de la orden y el estado del pago que informa la pasarela. Nunca recibimos ni guardamos números de tarjeta ni datos de cuentas bancarias.

5.4 Cartera y pagos

Cargos de administración por unidad, saldos e intereses que registre la administración, días de mora, pagos reportados (medio de pago que indicas: PSE, Nequi, Daviplata, transferencia o efectivo), comprobantes en foto o PDF que adjuntas y que pueden contener datos bancarios, notas de confirmación o rechazo, y reportes de pago de arriendo entre arrendatario y propietario de la misma unidad. El saldo y los recordatorios de una unidad solo son visibles para las cuentas registradas en esa unidad y para la administración. Andén no procesa pagos, no recibe dinero y no reporta información a centrales de riesgo; registra lo que residentes y administración reportan y verifican. El estado de cuenta de la app es informativo: no es el certificado del administrador que sirve de título ejecutivo (artículo 48 de la Ley 675 de 2001) ni el paz y salvo, que solo expide el representante legal del conjunto.

5.5 Asambleas y votaciones

Confirmación de asistencia por unidad, poderes registrados por la administración, coeficientes de copropiedad de cada unidad cargados por la administración, votos emitidos (uno por unidad, vinculado a la unidad, al usuario que lo emite y a la fecha y hora) y resultados. La plataforma calcula el quórum por coeficiente y muestra el conteo de votos por unidad; la aplicación de las mayorías por coeficiente que exige la Ley 675 de 2001 (artículo 37) y la validez de la reunión son responsabilidad de la administración. Estos registros existen para dar cumplimiento a la Ley 675 y son parte de la memoria de la copropiedad; su custodia final es de la administración.

Ubicación, solo al registrar asistencia a una asamblea. Desde la versión 1.7 de esta política, cuando registras tu asistencia a una asamblea la aplicación te pide la ubicación del dispositivo una sola vez, en ese momento. Sirve para una cosa concreta: comprobar que estás donde se está celebrando la asamblea, porque el código de acceso a la sala se puede compartir con alguien que no se presentó y solo tiene voz y voto quien asiste.

• No guardamos dónde estás. Las coordenadas llegan al servidor, se usan para calcular la distancia hasta el lugar de la asamblea y se descartan. De cada asistencia queda únicamente la distancia en metros, la exactitud que declaró tu dispositivo y si la comprobación resultó satisfactoria.
• El lugar de la asamblea sí se guarda, porque es el punto contra el que se compara: lo fija el dispositivo de la administración al iniciar la reunión, y es un sitio del conjunto, no una persona.
• Puedes no darla. Si niegas el permiso, tienes la ubicación apagada o tu dispositivo no consigue señal, tu asistencia se registra igual y queda marcada como no comprobada. No se te niega la asistencia ni el voto por eso.
• No hay seguimiento. Andén no consulta tu ubicación en segundo plano, no lleva un historial de posiciones y no la usa para ninguna otra finalidad. En Android no pedimos el permiso de ubicación en segundo plano; en iOS se pide únicamente «mientras usas la app».
• Quién la ve: la administración ve la distancia de cada asistencia, porque es quien responde por el quórum si alguien lo impugna. Los demás residentes solo ven si la asistencia fue comprobada, no a qué distancia estaba cada vecino.

5.6 Registros de portería

Bitácora de ingresos y salidas, validaciones de códigos QR (aceptadas y rechazadas, con el motivo) y paquetes recibidos y entregados. Estos registros no se pueden borrar desde la aplicación porque son la memoria de seguridad del conjunto.

5.7 Interacciones con inteligencia artificial

El texto que escribes al asistente o al tramitador y la respuesta generada se muestran en tu dispositivo y no se guardan en los servidores de Andén una vez entregados. Lo que escribes al tramitador, además, no sale de la plataforma: lo procesan reglas locales de Andén, sin proveedor externo (sección 7). Los recordatorios de cartera generados quedan en tu historial de notificaciones y los borradores de acta quedan donde la administración los guarde. El proveedor de inteligencia artificial conserva metadatos técnicos de cada petición (fecha, modelo, cantidad de texto), sin el contenido, según su política (sección 8).

6. Para qué usamos los datos

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu vínculo con una unidad y darte acceso al conjunto que te corresponde.
• Operar el control de acceso del conjunto: autorizaciones de visita, validación de códigos, bitácora de ingresos, recepción y entrega de paquetes.
• Radicar, tramitar y responder trámites, permisos, certificados, PQR y reservas.
• Llevar el estado de cuenta de cada unidad, registrar y verificar los pagos reportados y enviar recordatorios de cartera en los días y horarios que permite la ley (sección 7 y Términos, cláusula 7).
• Convocar asambleas, registrar asistencia y poderes, calcular quórum por coeficiente, registrar votaciones y preparar borradores de acta.
• Enviar comunicados y notificaciones del conjunto y de la plataforma.
• Prestar soporte, prevenir fraude y abuso, garantizar la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.
• Medir el uso del servicio con métricas agregadas y anonimizadas para mejorarlo; nunca usamos para ello, de forma que permita identificarte, los datos que tratamos como encargado de tu conjunto.
• Responder tus solicitudes comerciales enviadas desde este sitio.
• Contratar, activar, facturar y renovar el plan del conjunto: crear la orden de pago, confirmar el pago con la pasarela, emitir la factura electrónica y avisar el vencimiento.

No usamos tus datos para publicidad de terceros, no los vendemos y no elaboramos perfiles con fines comerciales.

7. Cómo usamos inteligencia artificial

Andén tiene cinco funciones de inteligencia artificial. Tres usan modelos de lenguaje (inteligencia artificial generativa) de proveedores externos: el asistente del conjunto, la redacción del recordatorio de cartera y el borrador de acta de asamblea. Las otras dos —el tramitador y la sugerencia de categoría y urgencia de una PQR— funcionan con reglas locales dentro de la plataforma: comparan tu texto con una lista de palabras y no lo envían a ningún proveedor externo. El asistente advierte en pantalla que su respuesta la genera inteligencia artificial y puede contener errores; las demás se presentan siempre como sugerencias o borradores que una persona revisa antes de usarlos. Te contamos exactamente cuáles son, qué datos salen de la plataforma y qué límites tienen.

Reglas que aplicamos al uso de inteligencia artificial:

• La IA prepara, una persona decide. Ninguna función de IA aprueba trámites, confirma pagos, cobra, sanciona ni firma actas; esas decisiones las toma siempre una persona de la administración. La única salida de IA que se envía sin revisión individual es el recordatorio automático de cartera: la administración decide si lo activa, el saldo y los días de mora se toman del estado de cuenta (el modelo no los calcula), el modelo recibe instrucciones fijas de contenido y tono, si el modelo falla se usa una plantilla fija, y cada recordatorio enviado queda en el historial de notificaciones para que la administración pueda revisarlo.
• Puede equivocarse. Las respuestas y borradores generados pueden contener errores u omisiones. Se presentan como apoyo para revisar, no como asesoría legal, contable o de otro tipo. El asistente solo responde con lo que esté indexado: si no hay fragmentos del conjunto relacionados con tu pregunta, dice que no lo encontró en vez de suponerlo.
• Uso voluntario y desactivable. El asistente y el tramitador se usan solo si tú les escribes. Los recordatorios automáticos de cartera los puede apagar la administración de cada conjunto.
• Mínimo necesario. Enviamos al modelo solo el texto necesario para la función. Te pedimos no escribir en el asistente ni pegar en la transcripción datos sensibles ni información que no sea necesaria.
• Proveedores. Solo las tres funciones que usan modelo de lenguaje envían texto fuera de la plataforma. Ese texto se envía a OpenRouter, Inc. (Nueva York, Estados Unidos), que lo reenvía al proveedor de cómputo que ejecuta el modelo configurado por Andén (hoy MiniMax M3, desarrollado por MiniMax, Nanonoble Pte. Ltd., Singapur). OpenRouter declara que no usa los mensajes para entrenar modelos, y Andén envía cada petición con la instrucción de enrutarla únicamente a proveedores de cómputo cuya política de datos publicada por OpenRouter declara que no recolectan ni conservan los mensajes. Andén no tiene un acuerdo de tratamiento de datos firmado con OpenRouter ni con MiniMax: rigen sus términos y políticas, enlazados en la sección 8, y no garantizamos más de lo que cada proveedor publica. Este envío es una transmisión internacional de datos (sección 9).
• Sin IA, la app funciona. Si el proveedor no responde, la plataforma sigue operando con respuestas locales y plantillas.

8. Con quién compartimos datos

No vendemos ni cedemos tus datos. Los compartimos únicamente con proveedores que necesitamos para operar el servicio (encargados), con tu conjunto (que es el responsable de sus datos) y con autoridades cuando la ley lo exige.

La cuenta de Wompi es de BUSTICCO y la comparte con sus otros servicios en línea: los avisos de pago de la pasarela llegan a un mismo servidor de BUSTICCO, que los distribuye a cada servicio, y cada servicio procesa únicamente las órdenes que le pertenecen; no hay un tercero distinto de BUSTICCO en ese recorrido. Con Hostinger, Cloudflare y Google rigen acuerdos de tratamiento de datos incorporados a sus términos, que les obligan a tratar los datos solo por nuestra cuenta, mantener la confidencialidad y aplicar medidas de seguridad. Con OpenRouter y los proveedores del modelo rigen sus términos de servicio y sus políticas de privacidad: OpenRouter no ofrece acuerdo de tratamiento de datos a cuentas estándar y sus términos no modifican los de los proveedores de modelos; por eso Andén limita el enrutamiento a proveedores sin recolección de mensajes y no envía a la IA más texto del necesario. Nuestros proveedores pueden usar a su vez subencargados, que listan en sus propias políticas. Publicaremos aquí cualquier cambio de proveedor antes de hacerlo.

Políticas de nuestros proveedores: OpenRouter (términos, privacidad, política de datos por proveedor) · MiniMax (términos, privacidad) · Google Firebase (privacidad, tratamiento de datos) · Cloudflare (acuerdo de tratamiento de datos) · Wompi (privacidad) · Hostinger (acuerdo de tratamiento de datos).

También podemos compartir datos con autoridades administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal o una orden en firme (avisando antes a la administración de tu conjunto salvo prohibición legal), y con la administración de tu conjunto, que es la responsable de tus datos como residente.

9. Transferencia y transmisión internacional

Los servidores de Andén y varios de nuestros proveedores están en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio incluye en su lista de países con nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017, numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única, modificada por la Circular Externa 008 de 2017). Algunos proveedores de inteligencia artificial operan o tienen su sede en países que no están en esa lista, como Singapur. Por eso:

• Solo enviamos datos fuera de Colombia a encargados con los que existe un contrato o unos términos de transmisión que les exigen tratarlos por nuestra cuenta, con confidencialidad y seguridad (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, que compila el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013). Esa transmisión no requiere tu consentimiento (artículo 2.2.2.25.5.1), pero igual te la informamos aquí.
• Para los proveedores de inteligencia artificial que operan fuera de la lista de países adecuados, te pedimos autorización expresa e inequívoca para la transmisión y transferencia internacional (artículo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012), con el texto de la sección 16, después de informarte de lo anterior. Si no la das, la administración de tu conjunto puede pedirnos que las funciones de IA no se usen con tus datos.
• Los datos viajan cifrados (HTTPS) y se guardan en infraestructura administrada por Andén con las medidas de la sección 12.

Si tu conjunto necesita que sus datos permanezcan en Colombia, escríbenos: es una condición que evaluamos como parte de un plan a la medida.

10. Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a Andén o frente a tu conjunto, en especial los parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar tu autorización y pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, total o parcialmente, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015). Mientras la aplicación no tenga la opción de eliminar la cuenta, la solicitud se hace sin costo escribiendo a [email protected] y la atendemos como reclamo, dentro de los plazos de la sección 11; si los datos son de los que tu conjunto es responsable, la remitimos a la administración y te informamos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que cambiemos esta política de forma sustancial; en consultas adicionales solo podríamos cobrar los gastos de envío, reproducción o certificación, si los hubiera.

Algunos registros no se pueden suprimir mientras exista un deber de conservarlos: la bitácora de portería del conjunto, los registros de asambleas y votaciones, y los registros contables y de cartera se conservan por los términos que exigen la ley y el reglamento de propiedad horizontal, y su custodia corresponde a la administración del conjunto. En esos casos retiramos tus datos de contacto cuando es posible.

11. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos al área de atención de datos personales de BUSTICCO a contacto@busticco.com con el asunto «Datos personales», o al teléfono +57 310 5845 711 en días hábiles, indicando tu nombre, el conjunto y la unidad, el correo con el que te registraste, qué solicitas y, si aplica, los documentos que la sustentan. Para proteger tu información, verificamos que la solicitud venga del correo registrado en tu cuenta o te pedimos un medio adicional de identificación; los causahabientes, representantes legales y apoderados deben acreditar su calidad. Usamos ese mismo correo para responderte.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no es posible en ese plazo, te informamos los motivos y la fecha de respuesta, que no supera los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): si el reclamo está incompleto, dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo te pedimos completarlo; si pasan dos (2) meses desde esa solicitud sin que lo completes, entendemos que desististe. Cuando el reclamo está completo, en máximo dos (2) días hábiles marcamos el dato con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, y lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción; si no es posible, te informamos los motivos y la nueva fecha, que no supera los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Si tu solicitud se refiere a datos de los que tu conjunto es responsable, la remitimos a la administración dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y te lo informamos, sin que ello suspenda los términos anteriores para lo que sí depende de nosotros.
• Puedes actuar directamente, por medio de tu representante legal o apoderado, o como causahabiente.

Si consideras que no atendimos tu solicitud conforme a la ley, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales.

12. Cómo protegemos los datos y qué pasa ante un incidente

• Aislamiento por conjunto en la base de datos: cada consulta corre dentro del conjunto del usuario y la base de datos lo exige (Row Level Security). Ningún conjunto ve datos de otro.
• Acceso solo por invitación con códigos aleatorios de un solo uso por unidad; no hay registro abierto.
• Contraseñas guardadas con hash resistente (bcrypt); sesiones con renovación, expiración y detección de reuso; límites contra intentos automatizados.
• Cifrado del tráfico con HTTPS; contenedores sin puertos expuestos a internet; secretos fuera del código.
• Fotos y comprobantes en almacenamiento propio con enlaces temporales que caducan, tipos de archivo y tamaño máximo controlados.
• Códigos QR de visita firmados criptográficamente; en la base de datos solo se guarda su huella.
• Registros de portería, historial de PQR y pagos de solo inserción: no se pueden borrar desde la aplicación.
• El asistente de IA solo consulta fragmentos de documentos indexados de tu propio conjunto, filtrados por la audiencia con la que se publicó cada documento y por el vínculo que tienes con tu unidad. La indexación se hace dentro de la infraestructura de Andén: los documentos no salen de ella para ser indexados.
• Acceso del personal de soporte de Andén a un conjunto solo con marca visible en la sesión; el equipo de calidad accede en solo lectura.
• Copias de seguridad diarias y verificadas de la base de datos y de los archivos, conservadas catorce (14) días en el servidor y con una copia en el almacenamiento de objetos de Cloudflare (R2).
• Pruebas automáticas y revisiones de seguridad antes de cada cambio.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos (pérdida, robo o acceso no autorizado), lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, por el aplicativo de reporte de incidentes de su sitio web o por el Registro Nacional de Bases de Datos cuando estemos inscritos, y avisamos a la administración de tu conjunto a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo y a los titulares afectados, con las medidas de mitigación adoptadas.

13. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Cuenta de usuario: mientras esté activa. Al desactivarla o al terminar el vínculo con el conjunto, los datos de identificación se conservan hasta doce (12) meses para atender reclamos y luego se suprimen o anonimizan, salvo lo que deba conservarse por ley.
• Ubicación de asistencia a asambleas: las coordenadas no se conservan: se usan para calcular la distancia y se descartan en la misma operación. La distancia, la exactitud declarada y el resultado de la comprobación quedan con el registro de asistencia, porque forman parte de la constancia del quórum de esa asamblea (Ley 675 de 2001), y siguen la misma suerte que el resto de la información del conjunto.
• Datos del conjunto como responsable (visitas, accesos, paquetes, trámites, PQR, reservas, cartera, asambleas, documentos): mientras el conjunto sea cliente de Andén y según los términos que fijen su reglamento y la ley. Al terminar el servicio, Andén entrega de oficio a la administración una copia completa de esa información en formatos de uso común (CSV o JSON para los registros, y los archivos originales con un índice), dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación; durante el servicio, la administración puede pedirla por escrito a [email protected] y se entrega en el mismo plazo. Hoy la plataforma ya ofrece esa descarga: la administración puede pedir la copia y descargarla desde la propia plataforma, cuando quiera y sin costo, en un ZIP con las tablas en CSV, los archivos originales y un índice. El equipo de Andén la sigue preparando y entregando cuando el servicio termina, sin que la administración deba pedirla, y atiende por correo cualquier solicitud; el derecho, el contenido y los plazos no dependen de que exista esa función. La copia queda disponible para descarga durante sesenta (60) días; vencido ese plazo, Andén suprime los datos del conjunto dentro de los treinta (30) días siguientes, salvo obligación legal de conservación, y lo certifica por escrito. La conservación posterior, incluida la que la Ley 675 de 2001 exige al administrador, es responsabilidad del conjunto.
• Registros técnicos (sesiones, tokens de dispositivo, registros del servidor): hasta noventa (90) días después de que dejan de ser necesarios, en la copia de Andén; Google conserva el identificador de dispositivo según la sección 8.
• Datos de contacto comercial enviados por este sitio: hasta doce (12) meses desde el último contacto, salvo que se convierta en una relación contractual.
• Copias de seguridad: se conservan catorce (14) días y se sobrescriben; un dato suprimido desaparece de todas las copias a más tardar en ese plazo.
• Vigencia de las bases de datos: las bases de datos de cuentas de usuario y de contacto comercial tienen vigencia mientras Andén preste el servicio y hasta que se cumplan los plazos anteriores; las bases de datos de cada conjunto, mientras el conjunto sea cliente y durante los plazos de entrega y supresión indicados arriba.

14. Menores de edad y datos sensibles

La plataforma está dirigida a personas mayores de edad; no se crean cuentas a menores de dieciocho (18) años. Solo tratamos datos de niños, niñas o adolescentes cuando un residente los registra como visitantes o huéspedes o cuando aparecen en un documento del conjunto. En esos casos se registra únicamente el nombre y el tipo de visita (no el número de documento), el tratamiento responde al interés superior del menor y respeta sus derechos fundamentales, y la autorización la otorga su padre, madre o representante legal, quien debe haberlo escuchado según su madurez (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015). El conjunto, como responsable, vela por ese uso adecuado.

No solicitamos datos sensibles. Te pedimos no adjuntar fotos de personas ni de documentos de identidad en las PQR y comprobantes más allá de lo estrictamente necesario. Si de manera incidental una foto muestra a una persona, se trata con las mismas medidas de seguridad y solo para la finalidad para la que se adjuntó. Entregar datos sensibles siempre es voluntario.

15. Este sitio web

• El formulario de contacto no envía datos a nuestros servidores: junto a él mostramos el aviso de privacidad con el enlace a esta política y te pedimos marcar una casilla de autorización; al enviarlo se abre tu aplicación de correo con un resumen que tú decides enviar a [email protected]. Lo que nos escribes se guarda en nuestro correo para responderte, con la conservación de la sección 13.
• Este sitio no usa cookies propias ni rastreadores publicitarios. Cloudflare, que protege y entrega el sitio, puede establecer cookies técnicas estrictamente necesarias para distinguir tráfico automatizado (por ejemplo, __cf_bm o cf_clearance); no se usan para publicidad ni para elaborar perfiles.
• Usamos Cloudflare Web Analytics, una herramienta de medición agregada que no usa cookies ni identifica personas, para saber cuántas visitas recibe el sitio y desde qué tipo de dispositivo.
• El formulario «Paga tu plan anual en línea» sí envía datos a nuestros servidores: el nombre del conjunto, el correo, el plan y el número de unidades, con los que creamos la orden de pago y te llevamos a la página de Wompi. Antes de enviarlo te pedimos marcar una casilla de aceptación de los Términos y de esta política. Los conservamos según la sección 13 para activar el plan, facturar y atender reclamaciones.
• El botón «Explorar la demo» abre la aplicación con datos de ejemplo que se guardan únicamente en tu navegador; no se envían a Andén.

16. Autorización y aviso de privacidad

Cuando te registras con el código de invitación de tu unidad, cuando la administración crea tu cuenta de personal o cuando nos escribes por este sitio, te informamos de esta política y te pedimos la siguiente autorización. Andén conserva como prueba la fecha en que creaste tu cuenta o nos escribiste y la versión de esta política vigente en ese momento. Cuando la aplicación incorpore la casilla de autorización en el registro, registrará además tu aceptación expresa con fecha, hora y versión, y se la pedirá a las cuentas ya existentes en su siguiente inicio de sesión. Cuando la administración crea tu cuenta, es el conjunto, como responsable, quien te informa y recoge tu autorización en el marco de su reglamento y de su propio aviso de privacidad.

El aviso de privacidad de Andén, que resume esta política, se muestra en este sitio junto al formulario de contacto y se entrega a cada conjunto como modelo para su portería y sus canales. Andén conserva el modelo del aviso y la prueba de las autorizaciones que la plataforma capture, y las pone a disposición del titular y de la administración de su conjunto cuando las soliciten.

17. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 7 de septiembre de 2026 y aplica a las bases de datos que Andén trata como responsable o encargado. Cuando la cambiemos de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en este sitio y te lo avisaremos dentro de la aplicación o por correo con al menos quince (15) días de anticipación a su entrada en vigencia. Si el cambio se refiere a la finalidad del tratamiento o a los países a los que enviamos tus datos, te pediremos una nueva autorización antes de aplicarlo. Las versiones anteriores quedan disponibles a solicitud.

La versión vigente es la 1.7, del 15 de septiembre de 2026. La 1.7 añade una finalidad y un dato nuevos, y por eso se anuncia como lo que es: al registrar asistencia a una asamblea, la aplicación pide la ubicación del dispositivo una sola vez para comprobar que quien se registra está en el lugar de la reunión (sección 5.5). El dato es nuevo, así que se declara antes de recogerlo: las coordenadas no se guardan —se usan para calcular la distancia y se descartan—, no hay seguimiento ni consulta en segundo plano, y negar el permiso no impide registrar la asistencia ni votar. La finalidad es una sola y no se usa para nada más. Rige desde su publicación para las asambleas que se celebren a partir de ella. La 1.6 corrige una descripción inexacta: decía que Firebase entrega las notificaciones push «en la app Android», y también las entrega en el navegador. No añade destinatarios, finalidades ni países —Google ya estaba declarado como encargado, con los mismos datos y en las mismas ubicaciones—, pero quien usa Andén desde el navegador merece saber que su identificador de dispositivo y el texto de cada aviso también pasan por ahí. Se corrige el mismo día en que se detectó. La 1.5 informa que la entrega de la información del conjunto ya se puede pedir y descargar desde la plataforma (sección 13). No amplía el tratamiento: no añade finalidades, destinatarios ni países —la copia la arma Andén con la información que ya tiene y la entrega a quien ya tenía derecho a pedirla—, y amplía los derechos, porque la entrega deja de depender de una gestión manual. Por eso rige desde su publicación. La 1.4 informó, como se había comprometido la 1.2, que la indexación de los documentos del conjunto para el asistente ya existe (sección 7). No amplía el tratamiento: la indexación ocurre dentro de la infraestructura de Andén —los documentos no se envían a ningún proveedor para indexarlos— y al proveedor de inteligencia artificial sigue viajando exactamente lo mismo que antes, la pregunta y los fragmentos recuperados. No añade finalidades, destinatarios ni países, y no exige una nueva autorización; por eso rige desde su publicación. La 1.3, del 10 de septiembre de 2026, precisó cómo se entrega hoy la información del conjunto (seccion 13); y la 1.2, corrigió la descripción de dos funciones que no usan modelo de lenguaje (el tramitador y la sugerencia de categoría y urgencia de PQR) y precisó el alcance real del asistente. La 1.3 precisa cómo se entrega hoy la información del conjunto (sección 13): la entrega de oficio al terminar y a solicitud durante el servicio sigue siendo una obligación de Andén, ahora con un plazo cierto de diez (10) días hábiles, y se aclara que la prepara el equipo de Andén porque la plataforma todavía no ofrece esa descarga. Ninguna de las dos versiones amplía el tratamiento: no añaden finalidades, destinatarios ni países, no exigen una nueva autorización y la 1.2 reduce los datos que salen de la plataforma; por eso rigen desde su publicación, y el aviso previo de quince (15) días se aplica a los cambios que amplíen el tratamiento.

Andén registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando le sea exigible según el Decreto 090 de 2018.